Projelerde Risk Yönetimi

Proje yönetimi, belirlenen hedeflere ulaşmak için planlama, yürütme ve kontrol süreçlerini içeren disiplinli bir yaklaşımdır. Ancak her proje çeşitli belirsizlikler ve potansiyel tehlikelerle karşı karşıyadır. Proje yürütmek sadece iş planı yapmakla, bütçeyi hazırlamakla ya da zamanlamayı belirlemekle sınırlı değildir. Proje sürecince yolunda gitmeyen pek çok şey olabilir. Hedefler tutmayabilir, bütçede sapmalar olabilir, ekip üyeleri değişebilir ya da dış etkenler tüm planı alt üst edebilir. İşte bu nedenle, proje yönetiminin olmazsa olmaz bir parçası da risk yönetimidir. Projenin ABC’si yazı dizisinin bu bölümünde, “nedir bu risk yönetimi ve neden bu kadar önemlidir?” sorusuna cevap arayacağız.

 

Risk Nedir?

Risk, bir olayın meydana gelme olasılığı ve bu olayın proje hedefleri üzerindeki potansiyel etkisidir. Başka bir deyişle risk, projenin hedeflerine ulaşmasını engelleme ihtimali olan, henüz gerçekleşmemiş ama gerçekleşme olasılığı olan olumsuz durumlar anlamına gelir. Yani henüz ortada bir sorun yoktur ama ortaya çıkma ihtimali vardır. Basit bir örnek vermek gerekirse; diyelim ki açık hava etkinliği yapacağınız bir proje yürütüyorsunuz. Etkinlik tarihi yaklaşıyor ama hava durumu raporları yağmur ihtimalini gösteriyor. Yağmur yağması bir risktir. Henüz yağmur yağmamıştır ama yağarsa projenizi etkiler.

 

Proje Risk Yönetimi Nedir?

Risk yönetimi, projenin karşı karşıya kalabileceği tüm olası tehlikeleri önceden düşünmek, belirlemek, etkilerini değerlendirmek, önlem almak ve gerekirse müdahale planları oluşturmak anlamına gelir. Yani risk yönetimi demek aslında şu soruları sormak demektir:

• Ne olabilir?
• Olursa ne kadar etkiler?
• Bunu önleyebilir miyim?
• Olursa nasıl müdahale ederim?

 

Risk Yönetiminin Aşamaları

Proje risklerini yönetmek için uygulanabilecek temel adımlar aşağıda açıklanmaktadır:

1. Riskleri Belirleme

İlk adım, projeyle ilgili tüm olası riskleri belirlemektir. Bu aşamada şöyle düşünebilirsiniz:

• Projenin hangi aşamasında ne gibi aksaklıklar olabilir?
• Hangi dış etkenler (hava, ekonomi, yasa değişikliği, kamuoyu tepkisi vb.) projeyi etkileyebilir?
• Proje ekibiyle veya kaynaklarla ilgili ne gibi sorunlar yaşanabilir?

Bu sorulara gerçekçi yanıtlar üretebilmek için proje ekibiyle beyin fırtınası yapmak, uzman görüşlerinden yararlanmak, önceki projelerde karşılaşılan riskleri incelemek, risk kontrol listeleri oluşturmak gibi pratik yöntemler kullanılabilir.

 

2. Riskleri Analiz Etme

Belirlediğiniz risklerin olasılıklarını ve etkilerini değerlendirin. Her riskin ne kadar ciddi olduğunu anlamak için şu iki soruyu sorun:

• Bu riskin gerçekleşme olasılığı nedir? (düşük / orta / yüksek)
• Gerçekleşirse projemizi ne kadar etkiler? (az / orta / büyük)

Örneğin, eğitmenin hastalanması düşük olasılıklı fakat etkisi yüksek bir risktir. Bir toplantı faaliyetinde etkinlikte elektrik kesintisi orta olasılıklı ve yüksek etkili bir ristkir.

 

3. Önleyici Önlemler Planlama

Riskleri sadece bilmek yetmez. Her risk için bir “önlem” düşünmelisiniz. Yani o risk hiç gerçekleşmeden önce nasıl engellenebilir?

Örneğin, belirlenen eğitimcinin faaliyete katılamaması durumunda alternatiflerinin kim olabileceğinin bilinmesi bir çözüm olabilir. Hava koşullarına göre açık hava etkinliğine kapalı mekan alternatifi oluşturmak da uygulanabilir bir değişiklik olabilir.

 

4. Müdahale Planları Hazırlama (B Planı)

Bazı riskler her türlü önleme rağmen gerçekleşebilir. Böyle bir halde ne yapılacağı belli olmalıdır. Bu aşamada, her risk için bir B planı hazırlamak gerekir.

Örnek: Elektrik kesintisi olursa jeneratör devreye girecek. Donör bütçeyi geç onaylarsa proje ödeme planı yeniden düzenlenecek.

 

5. Riskleri İzleme ve Güncelleme

Riskler proje boyunca sabit kalmaz. Süreç ilerledikçe yeni riskler çıkabilir ya da mevcut risklerin olasılıkları değişebilir. Bu yüzden risk yönetimini canlı bir süreç olarak düşünmek gerekir. Her ekip toplantısında risk listesi gözden geçirilmeli ve gerekirse güncellenmelidir. Örneğin, proje kapsamında düzenlenen eğitimlerin etkili olup olmadığını izleyip değerlendirmek ve gerekirse ek önlemler almak bu aşamanın bir parçasıdır.

 

Risk Yönetimi Neden Önemlidir?

Riskleri önceden düşünmek, sizi paniğe kapılmaktan, zaman ve kaynak kaybından kurtarır. Olası risklere karşı hazırlıklı olmak projeyi sürdürülebilir kılar. Ayrıca, donörlerin projelere güvenini artırır. Zira onlar da risk yönetimi tutarlı olan bir projeyi daha ciddi bulurlar.

Risk yönetimi, projenizi bir bilinmezler yığını olmaktan çıkarır. Her adımda nelerle karşılaşabileceğinizi bilmek, sizi daha güçlü, planlı ve hazırlıklı yapar.
Unutmayın; risk yönetimi korkmak değil, önceden hazırlıklı olmaktır!