Proje yönetiminde paydaş analizi

Paydaş analizi, proje başarısını doğrudan etkileyen en önemli stratejik araçlardan biridir. Bir projenin sadece teknik gereksinimleri ve zaman planından ibaret olmadığını, temelinde insan olduğunu unutmamak gerekir. Paydaş, projenizden etkilenen ve projenizi etkileyen kişi, grup ve kurumlardır. Dolayısıyla proje paydaşlarınızı doğru anlamak, yönetişim planı oluşturmak ve iletişim kurmak, projenin en asgari problemle ilerlemesine ve tamamlanmasına zemin hazırlar. Aksi durum ise proje boyunca birtakım risklerin oluşmasına ve projenin başarısızlıkla sonuçlanmasına yol açabilir. “Projenin ABC’si” yazı dizisinin bu bölümünde, paydaş analizi sürecini adım adım inceleyeceğiz.

Paydaş Nedir?

Paydaş, bir projeden olumlu veya olumsuz yönde etkilenen ya da projeyi etkileme gücüne sahip olan herhangi bir birey, grup veya kurumdur. Başka bir deyişle paydaş, projeyle doğrudan ya da dolaylı olarak ilgisi olan, güçlü veya zayıf etkilere sahip herkes olabilir.

Önemli bir kütüphanenin internet sitesini görme engellilerin kullanabilmesi için erişilebilir hale getirmeyi amaçlayan bir projemiz olduğunu varsayalım. Bu projenin paydaşları sadece projeyi yürüten ekip değildir. İç paydaşlar olarak proje Yöneticisi ve ekibi, yazılım geliştiriciler ve arayüz tasarımcıları, Kütüphane Müdürü, kütüphanenin bilgi işlem Departmanı sayılabilir.

Dış paydaşlar, proje organizasyonu haricinde kalan daha geniş kesimleri ifade eder. Bu proje özelinde dış paydaş olarak sayabileceğimiz görme Engelli kullanıcılar, hedef kitleyi oluşturur. Bu kişiler projenin ana faydalanıcılarıdır. Projenin Başarısı onların ihtiyaçlarının karşılanmasına, yani kütüphane web sitesinin erişilebilir hale getirilebilmesine bağlıdır. Sivil toplum kuruluşlarının (STK’lar) proje yürüttüğünüz konularda uzmanlıkları olabilir. Proje çıktılarının standartlara uygunluğu konusunda yol gösterici veya denetleyici olabilirler. Projeyi halihazırda bir STK yürütse bile benzer alandaki diğer örgütlerin desteğini almak uzun vadede önem arz eder. Destek teknoloji firmaları, ekran okuyucu, kabartma yazıcı, tarayıcı, Braille ekran gibi yazılımları üreten veya pazarlayan tedarikçilerdir. Süreç içerisinde onlardan projeniz için gerek duyacağınız donanım ve yazılımları satın almanız gerekebilir. Dolayısıyla bu firmalarla sürekli diyalog halinde bulunmak, özellikle de hizmet alımı yapılıyorsa bakım vb. desteklerin sorunsuz biçimde devam edebilmesini sağlamak, projenizin amacına ulaşması için kritik olabilir. Görüldüğü üzere her paydaşın projeye farklı bir bakış açısı, çeşitli beklentileri ve etki seviyesi bulunur.

Paydaş Analizi Neden Yapılmalı?

Paydaş analizi, proje planlamasının başında yapılması gereken bir ön hazırlık çalışmasıdır. Bu analizi yapmanın projenin uygulanmasında kritik faydaları vardır. Her şeyden önce projenize karşı çıkabilecek, rakip olabilecek veya hedeflerinizle çatışan beklentilere sahip paydaşları en başta tespit edebilirsiniz. Kütüphane projesine dönecek olursak; erişilebilirlik uzmanlarıyla veya benzer alanda çalışan sivil toplum örgütleriyle en başta temas kurmazsanız, projeniz bittiğinde kütüphane internet sitesinin WCAG (Web İçeriği Erişilebilirlik Yönergeleri) standartlarına uymadığı ile ilgili eleştiriler alabilirsiniz. Basit bir hata bile başarısızlık izlenimi yaratmak ve bu yönde algı oluşturmak için beklenen fırsatı yaratabilir. Bu sayede paydaşlardan kaynaklanacak olan bir riskin de önüne geçmiş olursunuz.

Kilit paydaşların (örneğin kütüphane müdürü veya farklı bir STK) desteğini almak, projeniz için gerekli bütçeyi, kaynakları ve meşruiyeti sağlamanızı kolaylaştırır. Ayrıca kütüphane müdürünün erişilebilirlik tanımı ile görme engelli bir kullanıcının günlük hayatta yaşadığı deneyim çok farklı olabilir. Örneğin kütüphane müdürü için siteye bir erişilebilirlik aracı koymak görünürde yeterli olabilir ancak proje geliştiricisi olarak siz ekran okuyucu yazılımlarla tam uyumlu tasarlanmış bir siteden bahsediyor olabilirsiniz. Paydaş analizi, bu farklı beklentileri ortak bir anlayışta buluşturmaya yardımcı olur.

Paydaş analizi, Hangi paydaşa ne sıklıkla ve ne kadar detayda bilgi vermeniz gerektiğini planlamanızı da sağlar. Bir yazılım geliştiriciye teknik detaylar sunarken, proje donörüne sadece bütçe ve zaman çizelgesi özeti sunmak daha etkilidir.

Uygulamalı Paydaş Analizi

“Paydaş analizi nedir?” ve “Paydaş analizi neden önemlidir?” gibi sorulara yanıt verdikten sonra, bu analizi nasıl yapacağımıza odaklanalım.

Paydaşları Belirleme (Tanımlama)

Paydaş analizinin temeli, projeden doğrudan ya da dolaylı etkilenen herkesin sistematik şekilde tanımlanmasıdır. Beyin fırtınası teknikleriyle ekip toplantıları düzenlenebilir; proje kapsamında anket ya da mülakatlarla potansiyel paydaş sonuçlandırılabilir. Özellikle, devletten sivil topluma, ekip üyelerinden potansiyel kullanıcıya kadar her grubun isim, kurum, konum gibi bilgilerini içeren bir liste oluşturulmalıdır. Bu liste, projenin başlangıcından itibaren hangi paydaşlarla çalışacağınızı açıkça gösterir. Proje ekibinizle bir araya gelerek aşağıdaki soruları yanıtlayın ve aklınıza gelen her kişi ve kurumu not alın:

Bu projenin sonuçlarından kimler doğrudan etkilenecek?
Kimlerin onayı veya izni gerekiyor?
Kimler projeye kaynak (zaman, para, uzmanlık) sağlayacak?

Projeyi kimler destekleyebilir?

Projeye kimler karşı çıkabilir veya engel olabilir?

Paydaşları Sınıflandırma (Güç/İlgi Matrisi)

Listeyi oluşturduktan sonra, paydaşları önceliklendirmek için en yaygın araç olan Güç/İlgi Matrisi kullanılabilir. Bu matris, paydaşları projeye olan etkileri (güçleri) ve projeyle olan ilgileri doğrultusunda dört gruba ayırır.

Yüksek Güç / Yüksek İlgi (Yakından Yönet): Projenin kaderini belirleyen gruptur. Onlarla yakın çalışmalı, karar süreçlerine dahil etmelisiniz. Kütüphane Müdürü, hibe sağlayıcı, görme engelliler alanında faaliyet gösteren sivil toplum örgütleri.
Yüksek Güç / Düşük İlgi (Memnun Tut): Projeyle yakından ilgilenmeseler de yüksek etkiye sahiptirler. Onları sürekli projeyle ilgili bilgi bombardımanına tutmadan, genel ilerleme hakkında bilgilendirerek memnuniyetlerini sağlamalısınız. Şayet internet sitesini erişilebilir hale getireceğimiz kurum bir belediye ise, belediyenin üst düzey bir yöneticisi bu kategoriye dahil olabilir.
- Düşük Güç / Yüksek İlgi (Bilgilendir): Güçleri az ama ilgileri yüksektir. Geri bildirimleri çok değerlidir. Onları gelişmelerden haberdar etmelisiniz. Web sitesini test edecek gönüllü görme engelli kullanıcılar, projenizle ilgili önemli bir geri bildirim sağlar.
Düşük Güç / Düşük İlgi (İzle): En az efor gerektiren gruptur. Sadece dolaylı olarak bilgilendirilmeleri yeterlidir. Kütüphaneyi kullanan genel halkın görme engellilerle ilgili yapılan bu proje ile ilgili farkındalık düzeyinde fikir sahibi olmaları yeterlidir.

İletişim Stratejisi Geliştirme

Son olarak, yukarıda sınıflandırdığımız dört grup için ayrı ayrı bir iletişim planı hazırlamak gerekir.

Yakından Yönet Grubu: Proje başlangıç çalıştayı, düzenli (haftalık/iki haftalık) ilerleme toplantıları, prototip test seansları, doğrudan iletişim.
Memnun Tut Grubu: Aylık ilerleme özetleri (e-posta), önemli kilometre taşlarında kısa bilgilendirme notları.
Bilgilendir Grubu: Proje hakkında bilgilendirici e-posta bültenleri, web sitesi üzerinden duyurular, proje tamamlandığında yapılacak lansman etkinliğine davet.
İzle Grubu: Genel basın bültenleri veya sosyal medya duyuruları dışında özel bir iletişim gerekmez.

Paydaşlarda risk algısı

Paydaşlar farklı risk algılarına sahiptir. Bir “finans yöneticisi” mali riskleri öncelikli görürken, sivil toplum kuruluşu için öncelikli olan internet sitesinin herkese hitap edecek biçimde tasarlanmasıdır.

Projenizin Stratejik Yol Haritası İçin Paydaş Analizi

Paydaş analizi, karmaşık görünen insan ilişkilerini yönetilebilir ve planlanabilir bir çerçeveye oturtur. Bu analiz statik değildir; proje ilerledikçe paydaşların konumu değişebilir. Dolayısıyla haritanızı düzenli olarak gözden geçirmelisiniz.

Bu süreci zaman kaybı olarak değil, projenizin başarısını yükselten, riskleri azaltan ve ilgili taraflar arasında köprü kuran değerli bir yatırım olarak dikkate alın.

Proje yazımı konusunda daha detaylı bilgi almak ve görüşmek için [email protected] e-posta adresimden veya Diğer iletişim kanallarım aracılığıyla ulaşabilirsiniz.

Paylaş: