Proje yazım aşamasında iyi bir ihtiyaç analizi nasıl yapılır?
“Projenin ABC’si” dizisinin bu bölümünde, proje yazımına başlamadan önce atılacak en kritik adımlardan birine, nasıl ihtiyaç analizi yazılabileceğine değineceğiz. Basitçe söylemek gerekirse ihtiyaç analizi, “Bir şey yapmalıyız çünkü…” cümlesinin “çünkü” kısmını kanıta dayalı olarak doldurmaktır. İyi bir ihtiyaç analizi, varsayımlar yerine veriye dayalı olarak proje fikrini gerekçelendirmeyi ve hibe sağlayıcılarına etkili biçimde savunu yapmayı mümkün kılar.
Proje fikrine kaynaklık eden sorunu netleştirme
Projenin fon sağlayıcılarından destek alabilmesi için bir sorunun çözümüne yönelik benzerlerinden ayrılan özgün bir yöntem önermesi gerekir. Ayrıca bütçesi, ne zaman başlayıp ne zaman biteceği ve sınırlılıkları belirgin hale getirilmelidir. İşte bu noktada, sorunun tanımlanabilmesi için kanıta dayalı bir ihtiyaç analizi çok önemlidir. “İhtiyaç analizi nedir?” sorusuna sistematik ve ayrıntılı bir yanıt verebilmek için, ilk adımda “semptom” ve “kök neden” kavramlarını açıklamak yerinde olacaktır.
İhtiyaç analizinde semptom ve kök neden kavramları
semptom, dışarıdan gördüğümüz belirti; kök neden ise bu belirtinin arkasındaki asıl sebeptir. Semptomu iyileştirmek çoğu zaman geçici rahatlama sağlar; kök nedeni gidermek ise sorunu kalıcı olarak çözer. Semptom her zaman gözle görünür ya da sayılabilir bir çıktıdır. “Etkinliğe katılım düşük”, “öğrenciler dijital içeriğe erişemiyor”, “şikâyetler arttı” gibi ifadeler semptom cümleleridir. Bu cümleler “ne oluyor?” sorusuna cevap verir ama “neden oluyor?” sorusunu yanıtlamaz. Kök neden ise davranış, süreç, politika, altyapı, erişilebilirlik veya bağlamla ilgili derinde yatan sebeptir. “Duyurular ekran okuyucuya uygun değil”, “mekân erişilebilir değil”, “oturum saatleri uygun değil”, “internet maliyeti yüksek”, “görev tanımı belirsiz” gibi ifadeler kök neden cümleleridir. Bunlar “neden oluyor?” sorusuna yanıt verir.
Bu ayrım neden kritik? Çünkü projelerde sık yapılan hata, semptomu çözüm sanmaktır. “Katılım düşük, o hâlde daha çok afiş basalım” diyorsanız semptoma pansuman yapıyorsunuz. Oysa asıl mesele, afişlerin erişilebilir olmaması, saatlerin uygun olmaması veya ulaşımın zor olması olabilir. Pansumanlar kısa vadede işe yarar gibi görünse de, kök neden değişmezse sorunla yeniden karşılaşılması söz konusu olabilir.
Paydaşları haritalamak
Projenizle ilgili tanımladığınız sorundan kim etkileniyor, çözümün uygulanma aşamasında kimler etkili olabilir ve kim karar süreçlerinde yer almalı? Hedef gruplar (doğrudan etkilenenler), yararlanıcılar (çıktılardan fayda görenler), uygulayıcılar, karar vericiler ve destekçiler için şu sorulara yanıt bulmak önemlidir: “Bu kişi/grup sorunu nasıl deneyimliyor? Ne bekliyor? Katılımı için hangi engeller var?” Veriyi yaş, cinsiyet, engellilik durumu, konum gibi alanlarda ayrıştırmak çok değerlidir. Zira tek bir ortalama, gruplar arası farkları görünmez kılar.
Veri toplama yöntemlerini belirleme
Çoğu ihtiyaç analizi masa başı çalışması ve saha gözlemlerinden oluşur. Masa başı çalışması, kamu ve sivil toplum gibi kurum/kuruluşlar tarafından kanıtlanılabilirliği doğrulanmış raporlar, akademik literatür vb. veriye dayalı dokümanlardır. Saha çalışması ise insanlardan veri toplama sürecidir. Masa başında; kurum raporları, açık veri portalları ve akademik çalışmalar gibi kaynaklar işinizi kolaylaştırır. Saha tarafında en yaygın yöntemler anket, yarı yapılandırılmış görüşme, odak grup ve gözlemdir. Anket size geniş bir fotoğraf verir; görüşme ve odak grup “neden?” ve “nasıl?” sorularını aydınlatır. Gözlem ise dile getirilmemiş olanı anlama becerisidir. İhtiyaç analizini ne kadar sürede tamamlayacağınız ve bu analizden ne kadar derinlik beklendiği, masa başı araştırma mı yoksa saha çalışması mı yapacağınıza doğrudan etki eder.
Sorularınızı önceden düşünmek
Bu adımda “Bu ihtiyaç neden var?”, “Kimi, ne kadar etkiliyor?”, “Mevcut kapasite ne durumda?”, “Daha önce ne denendi, ne işe yaradı/yarayamadı?”, “Şu anda en çok ne eksik?”, “Bu eksiklik giderilirse hangi sonuçlar beklenir?” gibi soruların yanıtlanabilmesi gerekir. Saha çalışması ile veri toplanıyorsa soruları gündelik dile indirmek, yanıt almayı kolaylaştırır. Örneğin bir okul projesinde öğretmenlere “Sınıflarda en çok hangi durumda zorlanıyorsunuz?” ya da velilere “Çocuğunuzun bu etkinliğe katılımını engelleyen en somut engel nedir?” diye sormak, teknik terimlerle dolu uzun sorulardan daha etkilidir.
Göstergelerin belirlenmesi
İhtiyaç analizi sırasında ölçmek istediğiniz sonuçları da düşünün. “Bilgi artışı” derseniz, bunu nasıl ölçeceğinizi de belirlemelisiniz. Ön test/son test puanı, katılım oranı, davranış değişikliği gözlemi gibi göstergeler ölçülebilirdir. Göstergeyi açık, ölçülebilir ve gerçekçi tutun; mümkünse başlangıç seviyesini şimdi, hedef değeri proje sonunda belirleyin.
İhtiyaçları önceliklendirme
Bazen onlarca ihtiyaç ortaya çıkacaktır; hepsini aynı anda karşılamak gerçekçi değildir. Basit bir önceliklendirme matrisi kullanabilirsiniz. “etki büyüklüğü”, “aciliyet”, “uygulanabilirlik/maliyet” gibi ölçütlere 1–5 arası puan verip en yüksek toplam puanlı ihtiyaçlardan başlayın. Yaptığınız seçimlerin bağlama uygun ve birbiriyle tutarlı olduğunu göstermelisiniz.
Riskler ve varsayımlar
İhtiyaç analizi, aynı zamanda dış koşulları görme fırsatıdır. “Belediyenin izin süreçleri zamanında tamamlanırsa…”, “Mekân erişilebilir kılınabilirse…”, “Gerekli uzman bulunursa…” gibi varsayımlarınızı yazın. Bunlardan herhangi biri gerçekleşmezse risk oluşur. Bu şekilde projeniz için “erken uyarı” mekanizmasını işletmiş olursunuz.
Bulguları yazıya dökmek
İyi bir ihtiyaç analizi metni, kısa ama vurucu bir “problem bildirimi” ile başlar: “X ilçesinde, Y grubu Z nedenle şu olumsuz sonucu yaşıyor; mevcut hizmetler şu boşlukları bırakıyor; sahadan ve veriden çıkan öncelikler A, B, C; bu boşluk kapatılırsa beklenen değişim şu.” Ardından kanıtları (veri kaynağı, tarih, yöntem), önceliklendirme gerekçenizi ve hedef grupların sesini (doğrudan alıntılar veya temalar) eklersiniz. Böyle yazılmış bir bölüm, proje fikrinizle doğal bir köprü kurar. Önerdiğiniz faaliyetlerin her biri, az önce ortaya koyduğunuz ihtiyaçlardan türemiş olur.
Örnek ihtiyaç analizi
Diyelim ki “erişilebilir dijital materyal kütüphanesi” fikriniz var. Önce semptomu ve kök nedeni ayırıyorsunuz: “Materyal yok mu, var ama bulunamıyor mu, var ama erişilebilir değil mi?” Paydaşları çıkarıyorsunuz: görme engelli öğretmenler ve öğrenciler, içerik üreticileri, yerel yönetimler, STK’lar, yayınevleri, Milli Eğitim Bakanlığı. Masa başında mevcut platformları ve standartları tarıyorsunuz; sahada öğretmen ve öğrencilerle görüşüp somut kullanım senaryoları ve engelleri topluyorsunuz. Gösterge olarak “kullanılabilir materyal sayısı” ve “dönemlik aktif kullanıcı” gibi net metrikler belirliyorsunuz; başlangıç değerini yazıyorsunuz. Önceliklendirmede “mevcut içeriği erişilebilirleştirme” kısa vadede yüksek etki ve yüksek uygulanabilirlik alıyorsa, ilk faz onu seçiyorsunuz. Risk olarak “lisans ve telif” ile “teknik altyapı”yı yazıp azaltma önlemlerini ekliyorsunuz. Bu sayede proje fikriniz artık “neden bu, neden şimdi, kimin için, neyle ölçülecek?” sorularına net yanıt veriyor.
İhtiyaç analizi metni anlaşılır olmalı
İhtiyaç analizi metni, okuyan herkesin anlayabileceği bir şekilde yazılmalıdır. Kısa cümleler, günlük dil, teknik terimi kullandığınızda parantez içinde açıklama ve gerekirse örnek kullanılmalıdır. Engellilik, cinsiyet ve sosyoekonomik farklılıklar gibi durumları görünür kılan bir anlatım benimsemek, ihtiyaç analizinin kapsayıcı, kanıta dayalı ve bağlama duyarlı olduğunu gösterir.
Proje yazımına hazırlıkta ihtiyaç analizi; problemi kök nedenleriyle anlamak, doğru kişilerin sesini duymak, veriye dayalı öncelik koymak, ölçülebilir göstergeler belirlemek ve gerçekçi riskleri görmek demektir. Bu adımları sakin, yalın ve kapsayıcı bir dille uyguladığınızda proje metniniz kendiliğinden güçlenecek; fon verenin de, faydalanıcının da aklındaki en kritik sorulara ikna edici yanıtlar verecektir. Baştan sağlam kurduğunuz bu köprü, uygulama aşamasında doğru ihtiyaca doğru çözümü ulaştırmanızı sağlar.